Der bliver sløset med rejsepolitikken

De fleste, der beskæftiger sig med erhvervsrejser, kender betydningen at en opdateret og entydig rejsepolitik. Den skal nemlig sikre, at virksomheden holder rejseomkostningerne nede samtidig med, at man opnår en mere effektiv styring af de mange forretningsrejser.

Men der bliver sløset på dette område. Det afslører American Express Global Busines Travel, der i slutningen af 2012 har gennemført en undersøgelseaf over hundrede multinationale og mellemstore virksomheders forskellige rejsepolitikker.

Ifølge AmEx Global Business Travel er det kun 12 procent af virksomhederne, der medtager de rejsendes sikkerhed i deres rejsepolitik. Herudover er der tilsyneladende også store mangler på området for ekstra betalinger hos flyselskaber, hoteller og biludlejningsselskaber.

Kun en tredjedel af de mindre virksomheder benytter et rejsebureau til at booke hoteller, mens de store globale virksomheder lader 85 procent af hotelreservationerne gå gennem rejsebureauet. Og i hele 70 procent af alle virksomhederne mangler der retningslinjer for booking af lavprisbilletter hos flyselskaber, der ikke er firmaaftaler med.

“En omkostningseffektiv forretningsrejse i en organisation kræver en regelmæssigt opdateret rejsepolitik. Den skal følge de skiftende markedsforhold og kommunikeres klart med selskabets rejsende medarbejdere,“ siger Anders Bohlin, der er Director Client Management hos AmEx Global Business Travel i Norden.

Rejsepolitikken skal kommunikeres
Ifølge Anders Bohlin er der i mange virksomheder behov for, at der vejledes bedre om sikkerhed før, under og efter rejsen. Der skal også foreligge nogle klare nødprocedurer ved terrorsituationer, naturkatastrofer og andre alvorlige hændelser. Netop derfor er det også vigtigt, at fly og hotel bestilles samtidigt, så rejsebureauet kan få registreret informationerne centralt og således at der altid er viden om, hvor medarbejderne befinder sig.

AmEx Global Business Travel peger også på, at virksomhederne i større omfang skal gøre brug af de mobile værktøjer, som den rejsende kan benytte på rejsen. Det sparer tid for den enkelte rejsende og er med til at sikre, at alle agerer indenfor den definerede rejsepolitik.

Der er også gode råd til, hvordan man bedst muligt kommunikerer rejsepolitikken til medarbejderne. Det gælder først og fremmest om at fortælle, hvorfor man har en rejsepolitik, ligesom den skal være let tilgængelig for alle medarbejdere.

“Det er ikke nok at skrive en god rejsepolitik og derefter tage for givet, at alle medarbejdere kender reglerne. Det er lige så vigtigt, at arbejde aktivt og kontinuerligt med at kommunikere rejsepolitikken,“ understreger Anders Bohlin.